頭のCPUやメモリが小さい人が仕事を効率化するためにやるべき12のこと

こんにちは。

日々仕事を行う中で地頭の良い人は凄いな〜と感じております。
机の上が汚くてもどこに何があるかしっかり把握できているし、会話の受け応えがはっきりしているし、10教えなくても1教えれば大体分かってくれる。きっとの脳内の情報処理能力が優れているんでしょうね。

さてさて。肝心の僕はというと、小学生から大学卒業するまでの間、勉強をしたことが全くなく、計算とかあまりできません(笑)(皆さん夏休みの宿題って時効あるの知っていましたか?ずっとやらないと消滅するんですよ。笑)

特に僕は日々沢山の方々と仕事をしている中で自分は
・記憶力がない
・処理能力も高くない
と気がつきました。(そもそも集中力がないのかもしれません。笑)

そんな僕ですが、在籍する組織ではマネジャーです。責任ある立場上、あまり馬鹿なことも言ってられませんので、やれる限り自分の性能を最大限発揮できるように日々工夫しています。

今日はそんな効果があった(ような気がする)いくつかの工夫をご紹介したいと思います。

基本的なことばかりですが、僕の経験上、頭が悪くて仕事が出来ない人ほど間違いなく基本的ことをやっていないと思います。この機会にもういちど自分の仕事ぶりを見直してみてはいかがでしょうか。

01.身の回りとPCの中を整理整頓する

基本中の基本です。そもそも頭が悪い人は記憶力がありませんから、自分のモノであってもどこに何があるか把握できていません。そして目的のものを探すために時間を費やすのです。時間がなくなればやらなければいけない仕事にかけられる時間も減ります。

こんな有名な言葉もありますよね。
「平均的なビジネスパーソンは、年間150時間を探し物に費やしている」

1つ1つの探し物の時間は小さな時間かもしれませんが、1年間でまとめると膨大な時間になりかねません。例えば名刺を探す、ペンを探す。このような細かく小さい時間もまとめると膨大な時間になってしまう分けですね。

PCに置いても同じです。デスクトップのアイコン弾幕が凄い状態で仕事が出来る訳ありません。情報をグルーピングしていつでもすぐに必要な情報を取り出せるのがポイントです。

モノ探しという全く生産性の無い時間に自分の時間を奪われるのは愚かですね。

02.捨てる

これは「01.身の回りを整理整頓する」の究極版です。あるとき僕は思ったのです。管理できない。整理整頓できないのであれば捨てちゃえと。要は断捨離ですね。

名刺、レシート、ペン、売り込みされた興味のない資料、、、、

いつか使う。予備。

経験上、このような機会はありません。間違いなく。ですので、最低限必要なものを残してあとはすべて捨てます。容赦無く。するとあら不思議。すっきりして探し物をする必要が無くなりました。それもはず。探すものが無くなってしまう訳ですから。

この施策を行う際の注意点としては取捨選択(笑

03.情報を紙で管理しない

これも前述の2つの施策と似ていますね。どちらかというと、不要な情報を捨てた後にまた元に戻らないための対策といった感じでしょうか。

日々仕事をしていると沢山の紙が自分の手元に増えて行きます。でもよくよく見てみると「これって本当に必要?」ってものから「紙にする必要ある?」「邪魔だな〜」ってものばかりです。なので僕は、書類のほとんどは先方向けの打ち合わせ資料以外不要に出力せずにほとんどデジタルのみで所有するようにしています。デジタルにすれば、物理的な物質の量は減りますので、整理整頓もしやすいですし、共有や複製、検索も一瞬で出来ます。

身の回りが汚れないように物質を持たないってのは重要かと思います。

04.ルーチン化する

これはそもそも頭を使わなくするという方法ですね。僕の場合は割と生活リズムなども決まったサイクルにしています。起床から電車に乗るまで、昼食、昼寝、昼の歯磨き、間食などなど。

仕事に置いてもルーチン化している点は多いです。コンバージョン後のアクション、成約後の初動など必ずやらなければならないことはルーチンワーク化してしまい、そもそも脳みそのメモリを消費しないようにしています。また、ルーチン化する業務は後述のマニュアル化出来る場合が多く、業務効率化が狙えるポイントです。

05.マニュアル化する・テンプレ化する

ルーチン化された業務は多くの場合、マニュアル化・テンプレ化することが出来ます。毎回「あれ?コレってどうやるんだっけ?」って調べながら業務に当たるのは時間の無駄です。
一度業務に向かう際に「これは今後何度も発生する業務だな」と感じるようであれば初めは面倒ですが、初回時にマニュアルを作りながら業務に当たります。また、メールやドキュメントもシュチュエーションごとに分けてすべてテンプレ化しておきます。毎回1から準備するのは時間の無駄ですからね。ポイントは時間の投資に対してどれだけのリターンがあるかです。

この点、マニュアル化やテンプレ化は一度時間を投資すればリターンを受け続けられるのでオススメです。

06.ツールに頼る

昨今、世の中にはどんどん便利なツールが出現しています。非常にありがたいことですね。自分に合ったツールを使うというのは業務を効率化する上では非常に重要です。未だに社内サーバだオフィス系ソフトだ言って食わず嫌い状態な組織はナンセンスです。投資してリターンが大きいのであればどんどん新しいツールの導入にチャレンジして行くべきです。
(これは業務の効率化以外に市場にアンテナを張るという意味でもオススメです。例えば最新のUIなども勉強できますしね。)

ツールを導入すれば自分の脳で処理してきたこともツールがすべて自動でやってくれたりするわけです。
例えばタスク管理ツール。これを使えばいつまでに何をやらなければいけないかを教えてくれるのでミスを未然に防げます。もちろん紙に書き出すのも良いですが、僕は外勤も多いのですし、前述の通り、紙で情報を管理したくありません。その点、タスク管理ツールを使えばアプリと連動しているのでいつでもスマホで管理が出来ます。ちなみに今のところTodoistさんがマストツールです。

この施策については企業体質にも左右されると思います。例えば「ツール導入が目的になってない?」「ツールを運営している企業が倒れたらどうするの?」とか言われると思います。もうね。こういう人はね。IT業界から消えましょう(笑)そんなことを言い初めたら私たちはGoogleさんの手のひらで戦っているわけなので何も出来なくなってしまいます。
尚、このような企業体質の会社に勤めていらっしゃる方は自分だけこっそり導入して実績を先に作ってしまってから組織に提案する形がオススメです。

07.やらなくていいことはやらない

またもや大胆な施策ですが、これ結構重要だと思います。皆さん日々大量の業務に追われている方も多いと思います。そういったときはひと呼吸置いて「この業務やらなくて良くない?」という業務が無いか探してみると良いと思います。結構あるものですよ。例えば、やらなくても良いとまでいかなくても自動化できるものとか、まとめられるものとか。もしくは「俺がやらなくても良くない?」という業務など。ポイントはクリエイティブでは無く、誰がやっても得られる成果が同じ業務ですね。これはまだ入社して間もない生産性の低いスタッフに回すなど出来ると思いますよ。

08.昼寝する

いきなり方向性が変わりました(笑)でも、午後の時間を有益にしたいのであれば昼寝はとても大切です。皆さん昼食後って眠くなりますよね。眠い状態で業務に挑んでも集中は出来ませんし、いくらコーヒーだのレッドブルだの飲んでも眠いものは眠い。だったら少し寝ちゃいましょうということです。ちなみに昼寝の時間としては20分前後。それ以上は身体も頭も重くなります。少し寝ておくだけで午後全然眠くなりませんし業務効率を上げたいのであればオススメです。最近だと昼寝の効果も立証されているみたいでネットや書籍で調べてみると効果の高さを語っているものが沢山出てきます。興味のある方は一度調べてみてください。

ちなみに夕方17時以降は出来れば仮眠ではなく、散歩などで眠気をさましたほうが良いらしいです。遅い時間の仮眠は本睡眠を奪うので、知らない間に睡眠の質を下げることになります。
※実は僕、睡眠について色々調べていたので、時間のある方はこちらもどうぞ。

09.時間を使い分ける

自分がどの時間にどのような状態か。というのを理解して業務に挑むのは大切だと思います。例えば僕は午後(特に夕方以降)は思考能力が著しく低下します。なので午後は作業的なタスクを消化する時間にあて、逆に脳がすっきりしている午前はプランニングなどのクリエイティブを求められるタスクに当てるようにしています。もちろん他者とのスケジュールの兼ね合いもあると思いますので、極力という形にはなってしまいますが、極力自分がベストなパフォーマンスを発揮できる時間帯を把握しておき、その時間に重いタスクを当てるようにしています。また、時間の他にも1週間といった日にち単位で考えても良いと思います。月曜はエンジンがかかっていないとか金曜は身体も気持ちも軽いなどあるかもしれません。

10.マルチタスクをやめる

これは賛否両論分かれると思います。ただ僕個人の場合は間違いなくマルチタスクは生産性を落とします。そもそも多数のタスクをさばける脳みそじゃない(笑)僕の在籍する組織の部下たちは総じてマルチタスク派。対して僕は1日に出来ることは限られていると割り切っており、1つの業務にそれなりの時間を当てなければ良いクオリティの仕事は出来ないと思っています。ですので1つ1つタスクをこなすようにしています。特に僕の業務だとディレクション業務ですね。プランニングやワイヤーフレームの制作など絶対に時間が必要です。片手間に出来る仕事では無いので、であれば充分に時間を確保し確実に終わらせる。当たり前かもしれませんが、メールばかりやっていて結局1日何も進捗が無かったとならないようにしなければなりませんしね。

11.スキマ時間を使う

僕は外勤が多く、在籍する組織ではほぼ100%に近い数値で新規獲得は僕が担っております。つまり外に出ている時間が非常に多く、合わせて案件も多数抱えています。当然デスクに座っていられる時間も限られしまいますので、出来ることは可能な限り移動中に処理します。例えば、メールの一次返答、アイデア出し、電話フォロー、など若干ではありますが、やれることはあります。特に下書き的な時間に充てるのは良いと思います。移動中に考えておいて、デスクに座ったら仕上げるだけ。というのも充分時間の有効活用だと思います。

12.能動的に動いて主導権を握る。

Webディレクターとしてこれは重要だと思います。後手後手になるディレクターは総じて仕事が出来ない。仕事が出来ないばかりか、クライアントにとっても一緒に仕事したくない対象でしょう。とにかく先回り、主導権を握る。主導権っていうとちょっと乱暴ですが、例えば「○○の素材○日までにください」って先回りしておけば、ある程度自分のリズムでその後の制作陣のスケジューリングも出来てくる。それが後手後手だと

クライアント「素材送りました」

自分「えっやべっ社内リソース確保しなきゃ」

クライアント「やべっリソース空いてねぇじゃん」

自分「すみませんスケジュールの相談なのですが〜」って

なんて事になりかねない。
結局じっくり自分のリズムで仕事に望みたいのであれば自分から攻めていかないとダメなんですよね。

はい。以上です。

また、日々の業務で学ぶことがあった際には書き足していきたいと思います!